一、系统综述

办公自动化管理系统基于Lotus Domino/Notes平台开发网络办公软件,为用户建立内部通讯平台、信息发布平台，并实现公文流转、网上审批与文件管理等日常事务的自动化，建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境。实现无纸化办公，提高工作效率。

为了适应不同单位的应用需要，公文的传阅流程完全按用户的的实际需要定义。在目前微软公司的MS Office是主要的文字处理软件，在办公自动化系统中实现了与MS Word的紧密集成，编辑阅读文件都在用户熟悉的Word中完成，文件存储在Notes数据库中，并实现了与文书档案的一体化管理。

UniOA2.0已获得了国家版权局核发的软件著作权证书和信息产业部的软件产品证书。

二、系统功能

办公自动化系统由以下主要功能模块构成：系统设置、收文管理、发文管理、档案管理、网上审批、会议管理、电子邮件、电子公告、电子刊物、网上论坛、公共信息、报告管理等。

日常办公

◇ 公文管理

实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

◇档案管理

对未组卷的文件进行管理、分类，然后将其组入案卷中，可以对案卷进行封卷、拆卷、著录标引、案卷检索、借阅及归还等工作。

◇网上审批

网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、督办工作、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

内部通讯平台

◇ 电子邮件

使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

信息发布平台

◇ 电子公告

可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

◇ 电子论坛

为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

◇ 电子刊物

实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

公共信息

包括政策法规、企业规章、邮政编码、电子书库、时刻表、公用通讯录、地方志、年鉴、国土资源、大事记、企业名录和地理信息的查询等。

辅助办公

◇ 日程安排

提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。

◇ 活动安排

提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

◇ 物品管理

提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放等功能。

◇ 图书管理

提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

◇ 车辆管理

提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。生成车辆申请、派车单、车辆情况表、各部门用车日志、驾驶员行驶量、车辆用油登记表。

◇ 资源管理

提供单位内各类可共享资源分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源利用率。

会议管理

会议管理实现会议计划、准备、记录、查询、统计的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开会议可对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议记要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。具体功能主要包括会议计划管理、会议记录管理和会议室管理等。

系统设置

为整个系统提供了一个良好的系统设置环境，其中包括应用定义、用户授权和数据维护（主题词、常用意见、自动编号、公文格式等）。可以与已有的的应用系统集成，获取办公所需的信息。

三、技术特点

办公自动化是基于Lotus Domino/Notes R5及R5以上平台上的应用软件，充分发挥Lotus Domino/Notes 的许多优良特性，办公自动化系统具有以下特点。

1.多平台支持

能在多种平台上运行：Microsoft Window95/98/Me/XP/NT/2000，。

2.安全机制

对于本软件的所有模块所对应的数据库，首先在操作权限上可细分为七个级别，由系统管理员设置。此外用户还可以根据自己的实际情况，通过设置不同的角色来实现用户授权，进一步提高系统的可靠性和安全性。

3.流程自定义

简便易用的、可视化的流程设计工具、方便用户根据自身需要定制和维护应用，而无需编程，长期保护用户投资。

4.提供远程办公模式

您可以进行远程的办公，但无须更大的费用。本系统将提供本地工作站，也就是当您出差在外时，无须时时在线（online），也能处理各类文件。

5.通信协议

比其他系统支持更多的传输协议。

6.周全的提醒功能和强大的工作流

任一需要转换人员的工作流，都会通过一个相应电子邮件提醒对方，用户只须打开邮箱，或者进入个人办公待办事宜便可一览无遗。所有需要成员间协同工作的事件，都将通过电子邮件以工作流的方式进行，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。

7.系统采用浏览器/服务器体系结构无需安装客户端

四、运行环境

1．软件环境

网络操作系统：Microsoft Windows NT 4.0/Windows Server 2000中文版

办公系统平台：Lotus Domino R5/R6 中文版、

客户端操作系统：Microsoft Windows 9x/Me/XP/2000

办公系统客户端：IE浏览器

2．网络环境

Lotus Domino支持的各种网络。

五、部署实施

通用办公自动化系统的部署实施需要1～1.5人月的工作量，其中系统的安装调试及初始设置为0.5人月，应用软件培训0.5人月，系统试运行跟踪0.5人月。特别要强调的是培训工作是办公自动化系统能否顺利实施的关键，部署单位的领导和相关人员要有足够的思想准备。

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